Booking Note: Nội dung cần kiểm tra và quy trình booking hãng tàu

Cập nhật: Tháng 8/2026 | Thời gian đọc: khoảng 13 phút

Booking Note là chứng từ xác nhận thông tin đặt chỗ vận chuyển sau khi yêu cầu booking được hãng tàu hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển chấp nhận. Trong thực tế, nhiều hãng tàu sử dụng thuật ngữ Booking Confirmation. Đây là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp tổ chức kế hoạch lấy container rỗng, đóng hàng, khai báo hải quan, gửi Shipping Instruction và đưa hàng vào cảng đúng các mốc cut-off.

Booking Note không phải Bill of Lading. Booking xác nhận kế hoạch vận chuyển ở giai đoạn trước khi hàng được xếp lên tàu, còn vận đơn được phát hành theo quá trình vận chuyển và thông tin Shipping Instruction. Do lịch tàu, terminal hoặc cut-off có thể được điều chỉnh, doanh nghiệp cũng cần theo dõi các bản cập nhật Booking Confirmation thay vì chỉ sử dụng bản booking đầu tiên.

1. Booking Note là gì?

Booking Note có thể hiểu là xác nhận đặt chỗ vận chuyển cho một shipment. Sau khi shipper, forwarder hoặc bên booking cung cấp yêu cầu vận chuyển, hãng tàu kiểm tra tuyến, lịch tàu, loại container, tình trạng chỗ và các điều kiện liên quan trước khi xác nhận booking.

Tùy hãng tàu và hệ thống sử dụng, chứng từ này có thể được gọi là:

• Booking Note;
• Booking Confirmation;
• Booking Acknowledgement trong một số bước xử lý;
• Hoặc tên tương đương trên hệ thống điện tử của carrier.

Booking Confirmation thường có một Booking Number để doanh nghiệp sử dụng xuyên suốt nhiều công đoạn như lấy container rỗng, giao container vào terminal, gửi Shipping Instruction, theo dõi shipment và trao đổi với hãng tàu.

2. Booking Note khác Bill of Lading như thế nào?

Booking Note và Bill of Lading đều liên quan đến một shipment nhưng được sử dụng ở hai giai đoạn khác nhau.

3. Booking Note thường có những thông tin gì?

Cách trình bày Booking Confirmation khác nhau giữa các hãng tàu. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường cần tập trung vào các nhóm thông tin dưới đây.

4. Quy trình booking hãng tàu diễn ra như thế nào?

Bước 1: Chuẩn bị thông tin lô hàng

Shipper hoặc forwarder cần xác định tương đối đầy đủ nhu cầu vận chuyển trước khi gửi booking request.

Các dữ liệu thường bao gồm:

• Commodity;
• Loại hàng thường, reefer, dangerous goods, OOG… nếu có;
• Port of Loading và Port of Discharge;
• Place of Receipt/Delivery nếu cần inland transport;
• Loại container;
• Số lượng container;
• Trọng lượng dự kiến;
• Ngày hàng sẵn sàng;
• ETD mong muốn;
• Freight term hoặc quotation/contract tham chiếu.

Bước 2: Gửi Booking Request

Booking có thể được gửi trực tiếp trên website hoặc hệ thống của carrier, qua kết nối điện tử hoặc thông qua Freight Forwarder tùy mô hình giao dịch.

Nếu doanh nghiệp sử dụng forwarder, forwarder sẽ dựa trên yêu cầu của khách hàng để lựa chọn sailing và thực hiện booking với hãng tàu phù hợp.

Bước 3: Carrier kiểm tra booking

Hãng tàu kiểm tra khả năng đáp ứng của chuyến, equipment, tuyến và các điều kiện đặc biệt của hàng hóa. Với hàng dangerous goods, reefer, OOG hoặc hàng có yêu cầu đặc biệt, quá trình xác nhận có thể cần thêm hồ sơ và bước phê duyệt.

Bước 4: Nhận Booking Confirmation

Khi booking được xác nhận, doanh nghiệp cần kiểm tra ngay vessel/voyage, routing, loại container, số lượng container, depot, ETD và các cut-off.

Nếu phát hiện sai hoặc booking không còn phù hợp với kế hoạch xuất hàng, nên yêu cầu amendment sớm thay vì chờ sát ngày tàu chạy.

Bước 5: Lấy container rỗng và đóng hàng

Đối với FCL, doanh nghiệp hoặc đơn vị trucking lấy container rỗng tại depot theo hướng dẫn trên booking hoặc xác nhận của carrier.

Container cần được kiểm tra tình trạng trước khi nhận, sau đó đưa về kho để đóng hàng theo kế hoạch.

Bước 6: Gửi Shipping Instruction và VGM

Shipping Instruction cung cấp dữ liệu để carrier chuẩn bị Bill of Lading. SI phải được gửi trước SI cut-off.

Đối với container thuộc phạm vi yêu cầu VGM, Verified Gross Mass cũng cần được khai trước thời hạn do carrier hoặc terminal quy định.

Bước 7: Gate-in container trước CY cut-off

Sau khi đóng hàng và hoàn thành các công việc cần thiết, container được đưa vào terminal hoặc địa điểm được chỉ định trước CY cut-off.

Nếu hàng không được gate-in đúng hạn hoặc thiếu thông tin cần thiết, shipment có nguy cơ không được xếp lên chuyến dự kiến.

5. Các mốc cut-off trên Booking Note cần đặc biệt chú ý

Một sai lầm phổ biến là chỉ quan tâm ETD mà bỏ qua các cut-off phía trước. Trên thực tế, kế hoạch xuất hàng phải được xây dựng ngược từ những deadline này.

CY Cut-off

CY cut-off là mốc quan trọng đối với container FCL. Container hàng cần được đưa vào terminal hoặc địa điểm được chỉ định và đáp ứng các điều kiện áp dụng trước thời hạn này.

SI Cut-off

Shipping Instruction phải được gửi đúng hạn để hãng tàu có dữ liệu chuẩn bị vận đơn và thực hiện các khai báo liên quan.

Nếu SI được gửi muộn hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần sau deadline, shipment có thể phát sinh thêm thao tác, phí hoặc rủi ro chậm chứng từ tùy carrier.

VGM Cut-off

VGM là khối lượng toàn bộ đã được xác minh của container đóng hàng. Container không có VGM phù hợp không được xếp lên tàu theo yêu cầu SOLAS áp dụng.

CFS Cut-off đối với LCL

Đối với hàng lẻ, forwarder hoặc consolidator thường quy định thời hạn đưa hàng vào kho CFS. Mốc này cần được kiểm tra trên booking hoặc hướng dẫn giao hàng của đơn vị consol.

6. Booking Note có thay đổi sau khi đã xác nhận không?

Có. Booking Confirmation không phải tài liệu bất biến từ khi phát hành đến lúc tàu chạy.

Trong quá trình khai thác, một số thông tin có thể được cập nhật như:

• Vessel hoặc voyage;
• ETD;
• Routing hoặc connecting vessel;
• Terminal;
• Depot lấy container rỗng;
• CY cut-off;
• SI cut-off;
• VGM cut-off;
• Equipment availability.

Carrier cũng có thể gửi revised Booking Confirmation khi booking được amendment hoặc lịch trình thay đổi.

7. Những lỗi thường gặp khi kiểm tra Booking Note

7.1. Sai Port of Loading hoặc Port of Discharge

Sai POL hoặc POD có thể khiến booking đi sai tuyến hoặc không phù hợp với quotation ban đầu. Đây là thông tin cần kiểm tra ngay khi nhận confirmation.

7.2. Sai loại container

Ví dụ shipment cần 40HC nhưng booking lại được xác nhận 40GP. Nếu không phát hiện sớm, kế hoạch đóng hàng, trucking và tải trọng có thể bị ảnh hưởng.

7.3. Chỉ xem ETD mà bỏ qua cut-off

ETD cho biết thời gian tàu dự kiến chạy nhưng container phải hoàn thành nhiều bước trước đó. Việc bỏ sót CY cut-off, SI cut-off hoặc VGM cut-off có thể khiến lô hàng không theo được chuyến dự kiến.

7.4. Lấy container không đúng depot

Depot release container có thể được chỉ định trên booking hoặc qua hướng dẫn riêng. Trucker cần sử dụng đúng Booking Number và địa điểm được xác nhận trước khi lấy equipment.

7.5. Gate-in sai terminal

Container phải được đưa đến đúng terminal hoặc địa điểm carrier chỉ định. Việc gate-in sai nơi có thể dẫn đến chuyển container, chậm loading hoặc phát sinh chi phí.

7.6. Không theo dõi revised Booking Confirmation

Nếu vessel bị rollover, terminal thay đổi hoặc cut-off được cập nhật mà doanh nghiệp vẫn làm theo booking cũ, kế hoạch trucking và giao hàng rất dễ bị sai.

7.7. Booking nhưng không sử dụng và không xử lý cancellation

Tùy loại sản phẩm vận chuyển và điều khoản của carrier, booking bị hủy, giảm số lượng container hoặc no-show có thể phát sinh phí. Nếu kế hoạch hàng thay đổi, doanh nghiệp nên xử lý booking amendment hoặc cancellation sớm.

8. Checklist kiểm tra Booking Note trước khi xuất hàng

9. Câu hỏi thường gặp về Booking Note

Booking Note là gì?

Booking Note là chứng từ hoặc xác nhận điện tử thể hiện booking vận chuyển đã được tiếp nhận và xác nhận theo quy trình của carrier hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Nhiều hãng tàu hiện sử dụng tên Booking Confirmation.

Booking Note có phải Bill of Lading không?

Không. Booking Note được sử dụng ở giai đoạn đặt chỗ và chuẩn bị shipment. Bill of Lading là chứng từ vận chuyển được xử lý theo thông tin và điều kiện phát hành sau đó.

Có Booking Confirmation thì chắc chắn hàng được lên đúng tàu không?

Không nên hiểu như vậy trong mọi trường hợp. Shipper vẫn phải đáp ứng các điều kiện booking, giao hàng và chứng từ đúng cut-off. Vessel schedule cũng có thể thay đổi do hoạt động khai thác hoặc các yếu tố khác.

Booking Note có thể sửa được không?

Có thể yêu cầu booking amendment nếu carrier chấp thuận. Việc đổi vessel, destination, equipment hoặc các thông tin khác có thể ảnh hưởng đến giá, chỗ hoặc phát sinh phí tùy loại booking và thời điểm yêu cầu.

SI cut-off và CY cut-off có giống nhau không?

Không. SI cut-off là thời hạn gửi Shipping Instruction, trong khi CY cut-off liên quan đến thời hạn container hàng phải được giao vào terminal hoặc địa điểm quy định. Hai mốc này phục vụ hai công việc khác nhau.

Booking Note của FCL và LCL có giống nhau không?

Không hoàn toàn. FCL thường có thông tin liên quan đến equipment, empty pick-up và CY cut-off. Với LCL, doanh nghiệp thường cần chú ý thêm địa điểm kho CFS và thời hạn giao hàng vào kho theo hướng dẫn của forwarder hoặc consolidator.

10. Blue Sea hỗ trợ doanh nghiệp booking và theo dõi lịch tàu

Một booking phù hợp không chỉ là chọn được chuyến tàu có ETD mong muốn. Doanh nghiệp còn cần kiểm tra routing, transit time, loại container, depot, terminal và các deadline để toàn bộ chuỗi đóng hàng – trucking – hải quan – chứng từ phối hợp đúng kế hoạch.

Blue Sea có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc liên quan như:

• Tư vấn tuyến vận chuyển phù hợp với nhu cầu lô hàng;
• Thực hiện booking với hãng tàu theo phương án vận chuyển đã thống nhất;
• Kiểm tra Booking Note/Booking Confirmation;
• Phối hợp lấy container rỗng và vận chuyển container;
• Theo dõi vessel, voyage, ETD và ETA;
• Theo dõi CY, CFS, SI và VGM cut-off;
• Hỗ trợ Shipping Instruction và bộ chứng từ xuất nhập khẩu;
• Hỗ trợ khai báo hải quan;
• Phối hợp xử lý booking amendment hoặc các thay đổi lịch tàu;
• Theo dõi shipment trong quá trình vận chuyển.

Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ nội dung bsttvn.com — cập nhật tháng 8/2026.
Nội dung mang tính thông tin và tham khảo chung. Booking process, vessel schedule, equipment availability, depot, terminal, cut-off và các khoản phí có thể thay đổi tùy hãng tàu, tuyến vận chuyển, loại booking và từng shipment. Doanh nghiệp nên kiểm tra Booking Confirmation và thông báo mới nhất của carrier hoặc forwarder trước khi triển khai lô hàng.