Hàng hóa bị giữ tại cảng: Nguyên nhân và cách xử lý

Cập nhật: Tháng 5/2025 | Thời gian đọc: 18 phút

Hàng bị giữ tại cảng là một trong những tình huống gây thiệt hại lớn nhất cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu — không chỉ về chi phí tài chính mà còn về uy tín với đối tác và tiến độ sản xuất kinh doanh. Mỗi ngày container nằm tại cảng mà chưa được thông quan là một ngày phí lưu bãi (demurrage) tích lũy, cộng thêm áp lực từ người mua hoặc người bán ở đầu kia đang chờ hàng. Thực tế cho thấy đại đa số các trường hợp hàng bị giữ tại cảng đều có thể được xử lý nhanh chóng nếu doanh nghiệp biết đúng nguyên nhân và có người hỗ trợ đúng chuyên môn.

Bài viết này được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia tại Blue Sea Transportation Trading Co., Ltd (B.S.T.T) — với gần 20 năm kinh nghiệm xử lý thông quan tại các cảng lớn Việt Nam — nhằm cung cấp hướng dẫn thực tiễn, chi tiết về các nguyên nhân phổ biến khiến hàng hóa bị giữ tại cảng, quy trình xử lý từng bước, bảng chi phí phát sinh và cách phòng tránh hiệu quả cho những lô hàng tiếp theo.

1. Hàng Bị Giữ Tại Cảng Là Gì — Phân Biệt Các Hình Thức Giữ Hàng

Hàng bị giữ tại cảng là tình trạng hàng hóa không thể xuất hoặc nhập khẩu như kế hoạch do bị cơ quan có thẩm quyền hoặc hãng tàu tạm dừng thông quan, chờ bổ sung hồ sơ, kiểm tra thực tế hoặc xử lý vi phạm. Đây khác hoàn toàn với tình trạng hàng chưa đến cảng (do tàu chậm) hay hàng đang chờ xếp dỡ bình thường tại bãi container.

Trên thực tế, có nhiều hình thức giữ hàng khác nhau với cơ quan ra quyết định, căn cứ pháp lý và cách xử lý hoàn toàn khác nhau. Nhầm lẫn giữa các hình thức này dẫn đến doanh nghiệp chạy sai chỗ, mất thời gian quý báu trong khi phí lưu bãi vẫn tiếp tục tích lũy.

2. 10 Nguyên Nhân Phổ Biến Khiến Hàng Bị Giữ Tại Cảng

Nguyên nhân 1: Khai sai hoặc không đủ thông tin trên tờ khai hải quan

Đây là nguyên nhân hàng đầu. Thông tin trên tờ khai không khớp với thực tế hàng hóa — sai trọng lượng, sai số lượng, mô tả hàng hóa chung chung hoặc không đủ chi tiết để hải quan xác định mã HS. Hải quan sẽ phân luồng vàng hoặc đỏ để kiểm tra, dừng thông quan cho đến khi được làm rõ.

Nguyên nhân 2: Khai sai mã HS hoặc bị nghi ngờ gian lận mã HS

Khai mã HS không phản ánh đúng bản chất hàng hóa — đặc biệt khi hàng thực tế có thuế suất cao hơn mã đã khai — là dấu hiệu hải quan đặc biệt chú ý. Hệ thống VNACCS có cơ chế phát hiện tự động khi mã HS khai không tương thích với mô tả, trị giá hoặc xuất xứ của hàng hóa.

Nguyên nhân 3: Thiếu giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành

Hàng thực phẩm nhập khẩu thiếu kết quả kiểm tra an toàn thực phẩm, thiết bị điện thiếu chứng nhận hợp quy, nông sản thiếu chứng thư kiểm dịch, thuốc thiếu số đăng ký — tất cả đều dẫn đến hàng bị tạm giữ tại cảng chờ bổ sung hồ sơ. Đây là nguyên nhân rất phổ biến với doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu mặt hàng mới.

Nguyên nhân 4: Chứng từ không đồng nhất hoặc có sai sót

Tên hàng trên Invoice khác với Packing List, trọng lượng trên B/L khác với tờ khai, số container không khớp — bất kỳ sự không nhất quán nào giữa các chứng từ đều là tín hiệu để hải quan dừng lại kiểm tra. Sai sót này thường do lỗi đánh máy nhưng hậu quả lại tương đương với gian lận có chủ ý về mặt thủ tục xử lý.

Nguyên nhân 5: Khai sai trị giá hải quan

Khai trị giá thấp hơn thực tế (undervaluation) để giảm thuế nhập khẩu là hành vi bị hải quan giám sát chặt chẽ. Hải quan so sánh trị giá khai báo với cơ sở dữ liệu giá tham chiếu — nếu chênh lệch bất thường, tờ khai sẽ bị chuyển sang kiểm tra trị giá và hàng bị tạm dừng thông quan.

Nguyên nhân 6: Hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế nhập khẩu

Doanh nghiệp nhập hàng mà không kiểm tra kỹ danh mục hàng cấm hoặc hàng có điều kiện theo quy định hiện hành. Khi hải quan phát hiện, hàng bị giữ ngay lập tức và doanh nghiệp phải làm việc với cơ quan quản lý chuyên ngành để xin phép hoặc chấp nhận tái xuất/tiêu hủy.

Nguyên nhân 7: Nghi ngờ hàng giả, hàng nhái, vi phạm sở hữu trí tuệ

Hải quan có quyền tạm dừng thông quan khi có dấu hiệu hàng giả nhãn hiệu, hàng nhái thương hiệu hoặc vi phạm bản quyền. Chủ thương hiệu đăng ký quyền giám định hàng hóa tại hải quan — khi phát hiện dấu hiệu vi phạm, hải quan sẽ thông báo cho chủ thương hiệu và chờ kết luận trước khi quyết định xử lý.

Nguyên nhân 8: Doanh nghiệp thuộc danh sách rủi ro cao

Hệ thống quản lý rủi ro của Tổng cục Hải quan phân loại doanh nghiệp theo mức độ tuân thủ. Doanh nghiệp từng vi phạm hải quan, truy thu thuế hoặc bị xử phạt sẽ bị xếp vào nhóm rủi ro cao — mọi tờ khai tiếp theo đều có tỷ lệ phân luồng vàng/đỏ cao hơn nhiều so với doanh nghiệp tuân thủ tốt.

Nguyên nhân 9: Tranh chấp thương mại giữa shipper và consignee

Khi có tranh chấp về thanh toán hoặc chất lượng hàng, một bên có thể yêu cầu hãng tàu hoặc cơ quan có thẩm quyền giữ lại hàng. Shipper chưa được thanh toán có thể yêu cầu hãng tàu không phát lệnh giao hàng (D/O) cho consignee — khiến hàng nằm tại cảng trong khi hai bên giải quyết tranh chấp.

Nguyên nhân 10: Hàng không có người nhận hoặc vượt thời hạn lưu bãi miễn phí

Consignee không đến nhận hàng trong thời hạn free time (thường 5–7 ngày từ khi tàu cập bến) dẫn đến phí demurrage phát sinh. Nếu kéo dài quá lâu mà không có ai nhận, cảng vụ và hải quan sẽ xem xét xử lý hàng vô chủ theo quy định — có thể dẫn đến thanh lý hoặc tiêu hủy.

3. Chi Phí Phát Sinh Khi Hàng Bị Giữ Tại Cảng

Mỗi ngày hàng bị giữ tại cảng là một ngày chi phí tích lũy. Doanh nghiệp cần nắm rõ từng khoản để ước tính thiệt hại và ưu tiên xử lý nhanh nhất có thể.

4. Quy Trình Xử Lý Hàng Bị Giữ Tại Cảng Từng Bước

Khi nhận được thông báo hàng bị giữ hoặc tờ khai bị phân luồng vàng/đỏ, doanh nghiệp cần hành động ngay lập tức — mỗi giờ trì hoãn là thêm chi phí và thêm rủi ro. Dưới đây là quy trình xử lý chuẩn được B.S.T.T áp dụng trong thực tiễn.

5. Xử Lý Theo Từng Nguyên Nhân Cụ Thể

Tờ khai bị phân luồng vàng — Kiểm tra hồ sơ chứng từ

Hải quan sẽ yêu cầu nộp bổ sung chứng từ để đối chiếu với khai báo. Cần nộp ngay Invoice, Packing List, B/L, hợp đồng mua bán và catalogue hàng hóa. Thời gian xử lý thường từ vài giờ đến 1 ngày làm việc nếu chứng từ đầy đủ và nhất quán. Forwarder có kinh nghiệm sẽ biết đích xác cần nộp gì và nộp cho ai tại từng chi cục.

Tờ khai bị phân luồng đỏ — Kiểm tra thực tế hàng hóa

Hải quan sẽ mở container kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Doanh nghiệp cần sắp xếp người có mặt cùng cán bộ hải quan, chuẩn bị đủ tài liệu kỹ thuật và hàng hóa phải đóng gói đúng với Packing List. Sau khi kiểm tra, hải quan ra biên bản và quyết định xử lý. Nếu hàng hóa đúng với khai báo, thủ tục thông quan tiếp tục bình thường trong ngày.

Thiếu giấy phép kiểm tra chuyên ngành

Liên hệ ngay với cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép (Cục BVTV, Cục Thú y, Cục ATTP, Cục Kiểm tra chất lượng…) để đăng ký kiểm tra khẩn. Trong thời gian chờ kết quả kiểm tra, hàng vẫn ở trong cảng và phí lưu bãi tiếp tục tính. Một số cơ quan kiểm tra chấp nhận kiểm tra tại cảng thay vì phải đưa về kho để rút ngắn thời gian.

Khai sai mã HS hoặc trị giá

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bằng chứng chứng minh mã HS và trị giá khai là đúng — catalogue, thông số kỹ thuật, hóa đơn mua hàng, hợp đồng gốc, giá thị trường tham chiếu. Nếu hải quan xác định khai sai dẫn đến thiếu thuế, cần chủ động nộp đủ thuế chênh lệch kèm phí phạt để được thông quan nhanh hơn là khiếu nại kéo dài.

Tranh chấp thương mại — Hãng tàu giữ hàng

Liên hệ trực tiếp với hãng tàu và forwarder để xác định cụ thể lý do giữ hàng. Nếu do chưa thanh toán cước, thanh toán ngay để nhận D/O. Nếu do tranh chấp B/L (ví dụ: mất B/L gốc, tranh chấp quyền sở hữu hàng), cần làm việc với hãng tàu theo thủ tục phát hành B/L bảo đảm (Letter of Indemnity) hoặc thông qua tòa án trọng tài thương mại.

6. Hàng Bị Giữ Tại Cảng Nước Ngoài — Khác Gì So Với Trong Nước

Khi hàng xuất khẩu của bạn bị giữ tại cảng nước nhập khẩu, tình huống phức tạp hơn đáng kể vì doanh nghiệp không có mặt trực tiếp và phải làm việc qua nhiều trung gian.

7. Bảng So Sánh Mức Độ Nghiêm Trọng Và Thời Gian Xử Lý

8. Cách Phòng Tránh Hàng Bị Giữ Tại Cảng

Phần lớn các trường hợp hàng bị giữ tại cảng đều có thể phòng tránh được nếu doanh nghiệp thực hiện đúng các bước chuẩn bị trước khi xuất hoặc nhập hàng. Chi phí phòng tránh luôn thấp hơn nhiều so với chi phí xử lý khi đã phát sinh.

Checklist phòng tránh hàng bị giữ tại cảng

9. Vai Trò Của Forwarder Khi Hàng Bị Giữ Tại Cảng

Khi hàng bị giữ tại cảng, forwarder không chỉ là người truyền thông tin — họ là đơn vị trực tiếp làm việc với hải quan, cảng vụ và các cơ quan liên quan để giải quyết vấn đề. Sự khác biệt giữa forwarder có kinh nghiệm và forwarder thiếu kinh nghiệm trong tình huống này là rất rõ ràng.

10. Câu Hỏi Thường Gặp

Hàng bị phân luồng đỏ có phải là vi phạm không?

Không nhất thiết. Phân luồng đỏ chỉ có nghĩa là hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa — đây là biện pháp kiểm soát định kỳ theo hệ thống quản lý rủi ro, không phải kết luận vi phạm. Rất nhiều lô hàng bị phân luồng đỏ nhưng sau khi kiểm tra xác nhận đúng khai báo thì được thông quan bình thường trong cùng ngày. Chỉ khi kiểm tra phát hiện sai lệch hoặc vi phạm thì mới bị xử phạt.

Phí demurrage và phí lưu bãi cảng khác nhau như thế nào?

Demurrage là phí do hãng tàu thu khi container chưa được lấy ra khỏi khu vực cảng sau thời hạn free time — tính từ ngày tàu cập bến. Phí lưu bãi (storage fee) là phí do terminal / cảng thu vì container chiếm diện tích bãi container của cảng. Cả hai phí cùng tính song song khi hàng bị giữ tại cảng, nhưng được thu bởi hai đơn vị khác nhau và có biểu phí riêng.

Hàng bị giữ quá lâu không nhận được thì sẽ ra sao?

Theo Nghị định 08/2015/NĐ-CP và các quy định hải quan, hàng hóa nhập khẩu không có người nhận hoặc bị từ chối nhận trong thời hạn quy định (thường 90 ngày kể từ khi tàu cập bến) sẽ được coi là hàng vô chủ. Hải quan sẽ thực hiện các thủ tục xử lý hàng vô chủ: thông báo công khai, tổ chức bán đấu giá hoặc tiêu hủy tùy tính chất hàng hóa. Toàn bộ chi phí phát sinh do chủ hàng chịu.

Có thể tái xuất hàng bị giữ tại cảng không?

Có. Trong trường hợp hàng bị giữ do không đáp ứng điều kiện nhập khẩu (thiếu giấy phép không thể xin được, không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, hàng có điều kiện không thể bổ sung), doanh nghiệp có thể làm thủ tục tái xuất để đưa hàng về nước xuất khẩu. Tái xuất cần được hải quan chấp thuận và phát sinh thêm chi phí lưu bãi, vận chuyển tái xuất và thủ tục hải quan chiều ngược lại.

Bảo hiểm hàng hóa có bồi thường chi phí khi hàng bị giữ tại cảng không?

Phụ thuộc vào điều khoản bảo hiểm và nguyên nhân giữ hàng. Thông thường, bảo hiểm cargo tiêu chuẩn (ICC A, B, C) không bồi thường cho phí demurrage và phí hành chính khi hàng bị giữ do lỗi chứng từ hoặc vi phạm hải quan — vì đây không phải rủi ro vận chuyển. Tuy nhiên, một số gói bảo hiểm mở rộng có thể bao gồm một số chi phí phát sinh trong trường hợp đặc biệt. Cần đọc kỹ điều khoản bảo hiểm hoặc tham khảo công ty bảo hiểm trước.

11. Blue Sea (B.S.T.T) — Hỗ Trợ Giải Phóng Hàng Tại Cảng

Công ty TNHH Vận Chuyển Thương Mại Biển Xanh (B.S.T.T Co., Ltd), thành lập ngày 10 tháng 10 năm 2005, có đội ngũ chuyên gia hải quan với gần 20 năm kinh nghiệm xử lý thông quan tại các cảng lớn tại Việt Nam — Cát Lái, Cái Mép, Tân Cảng, Hải Phòng (HICT, Nam Đình Vũ), Đà Nẵng. Khi hàng bị giữ tại cảng, B.S.T.T là đơn vị bạn cần liên hệ đầu tiên.

Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ nội dung bsttvn.com — cập nhật tháng 5/2025. Tham khảo: Tổng cục Hải quan Việt Nam (customs.gov.vn), Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP, Nghị định 128/2020/NĐ-CP, Thông tư 38/2015/TT-BTC sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, FIATA. Nội dung mang tính thông tin và tư vấn chung — doanh nghiệp nên tham khảo chuyên gia hải quan và pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.