Hướng dẫn từ A-Z cho doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu hàng hóa

Cập nhật: Tháng 4/2026 | Thời gian đọc: 18 phút

Hướng dẫn xuất khẩu lần đầu là thông tin mà hàng nghìn chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tìm kiếm mỗi năm — khi họ đã có sản phẩm tốt, đã có đối tác nước ngoài quan tâm, nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu trong mê cung thủ tục hải quan, chứng từ thương mại và lựa chọn phương thức vận tải. Xuất khẩu lần đầu có thể là bước ngoặt tăng trưởng lớn nhất của một doanh nghiệp — nhưng cũng là giai đoạn dễ mắc sai lầm tốn kém nhất nếu không được chuẩn bị kỹ.

Bài viết này được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia tại Blue Sea Transportation Trading Co., Ltd (B.S.T.T) — với gần 20 năm đồng hành cùng doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam — nhằm cung cấp lộ trình thực hành từng bước, từ khi chuẩn bị hàng hóa đến khi tiền về tài khoản. Dù bạn là doanh nghiệp sản xuất lần đầu bán hàng ra nước ngoài hay đơn vị thương mại muốn mở rộng sang thị trường quốc tế, hướng dẫn dưới đây sẽ cho bạn bức tranh toàn diện và rõ ràng nhất về quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam.

1. Tổng Quan — Xuất Khẩu Lần Đầu Cần Chuẩn Bị Những Gì

Xuất khẩu hàng hóa không đơn thuần là giao hàng qua biên giới. Đây là một quy trình nhiều bước đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp, forwarder, ngân hàng, cơ quan hải quan và đối tác nước ngoài. Một lô hàng xuất khẩu điển hình trải qua ít nhất 8 bước chính — từ đàm phán hợp đồng đến khi tiền thanh toán về tài khoản.

Theo số liệu từ Tổng cục Thống kê Việt Nam, kim ngạch xuất khẩu hàng hóa năm 2024 đạt hơn 405 tỷ USD — trong đó doanh nghiệp trong nước (phần lớn là SME) đóng góp khoảng 28%. Con số này cho thấy tiềm năng rất lớn, nhưng cũng phản ánh thực tế: đa số doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa khai thác hiệu quả thị trường xuất khẩu do thiếu kiến thức quy trình và hạn chế về nguồn lực logistics.

2. Bước 1 — Xác Định Sản Phẩm Và Thị Trường Xuất Khẩu

Trước khi nghĩ đến bất kỳ thủ tục nào, câu hỏi cần trả lời trước tiên là: sản phẩm của bạn phù hợp với thị trường nào và tại sao khách hàng nước ngoài nên mua hàng của bạn thay vì đối thủ địa phương của họ. Đây là nền tảng quyết định toàn bộ chiến lược xuất khẩu.

Xác định lợi thế cạnh tranh của sản phẩm

Hàng hóa Việt Nam có lợi thế cạnh tranh rõ ràng ở một số nhóm ngành: nông sản và thực phẩm chế biến (cà phê, điều, thủy sản, gạo, hồ tiêu), hàng dệt may và giày dép, đồ gỗ và nội thất, hàng thủ công mỹ nghệ, linh kiện điện tử và sản phẩm nhựa công nghiệp. Nếu sản phẩm của bạn thuộc những ngành này, bạn đang ở vị thế tốt để tiếp cận thị trường quốc tế.

Nghiên cứu thị trường đích

Mỗi thị trường có yêu cầu riêng về tiêu chuẩn chất lượng, nhãn mác, bao bì và quy định nhập khẩu. Một số nguồn tra cứu hữu ích: Market Access Map (macmap.org) của ITC, cổng thông tin thương mại của Bộ Công Thương Việt Nam (moit.gov.vn), và báo cáo thị trường từ các Thương vụ Việt Nam ở nước ngoài. Tìm hiểu kỹ trước khi đặt vấn đề với đối tác sẽ giúp bạn đàm phán tốt hơn và tránh các rủi ro không đáng có.

3. Bước 2 — Kiểm Tra Điều Kiện Pháp Lý Và Giấy Phép Xuất Khẩu

Tại Việt Nam, theo Luật Thương mại 2005 và Nghị định 69/2018/NĐ-CP, phần lớn hàng hóa được xuất khẩu tự do mà không cần giấy phép riêng — chỉ cần doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh hợp lệ. Tuy nhiên, một số nhóm hàng yêu cầu điều kiện đặc biệt.

4. Bước 3 — Đàm Phán Hợp Đồng Và Chọn Điều Kiện Incoterms

Hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract) là văn bản pháp lý quan trọng nhất, xác định quyền và nghĩa vụ của cả hai bên. Một trong những nội dung then chốt của hợp đồng là điều kiện Incoterms — quy định rõ ai chịu chi phí vận chuyển, ai mua bảo hiểm và rủi ro được chuyển giao tại điểm nào.

Incoterms nào phù hợp cho lần xuất khẩu đầu tiên?

Với doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu, FOB tại cảng Hồ Chí Minh hoặc Hải Phòng là lựa chọn được khuyến nghị nhất — trách nhiệm của người bán kết thúc rõ ràng khi hàng lên tàu, người mua chịu toàn bộ cước tàu và rủi ro từ điểm đó trở đi.

5. Bước 4 — Chọn Phương Thức Thanh Toán Quốc Tế

Thanh toán quốc tế là khâu quyết định trực tiếp đến dòng tiền và rủi ro tài chính của doanh nghiệp xuất khẩu. Với đối tác mới chưa có lịch sử giao dịch, lựa chọn phương thức thanh toán đúng sẽ bảo vệ bạn khỏi rủi ro không nhận được tiền sau khi đã giao hàng.

6. Bước 5 — Chọn Phương Thức Vận Chuyển Phù Hợp

Phương thức vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí logistics, thời gian giao hàng và khả năng cạnh tranh giá của sản phẩm. Không có phương thức nào tốt nhất tuyệt đối — lựa chọn phụ thuộc vào loại hàng, thị trường đích, thời hạn giao hàng và giá trị lô hàng.

Với lô hàng đầu tiên xuất đi châu Âu hoặc Mỹ, đường biển FCL hoặc LCL (tùy khối lượng) là lựa chọn phổ biến nhất. Nếu xuất hàng sang Campuchia, Lào hoặc Trung Quốc, đường bộ xuyên biên giới thường linh hoạt và tiết kiệm thời gian hơn.

7. Bước 6 — Chuẩn Bị Bộ Chứng Từ Xuất Khẩu

Bộ chứng từ xuất khẩu là tập hợp các giấy tờ bắt buộc để thông quan, vận chuyển và thanh toán quốc tế. Thiếu hoặc sai sót bất kỳ chứng từ nào đều có thể dẫn đến hàng bị giữ tại cảng, chậm thông quan và ảnh hưởng đến uy tín với đối tác.

8. Bước 7 — Làm Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu

Thủ tục hải quan xuất khẩu tại Việt Nam hiện được thực hiện hoàn toàn qua hệ thống VNACCS/VCIS (Hệ thống thông quan điện tử tự động). Đây là bước mà phần lớn doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu cần nhờ đến forwarder hoặc đại lý hải quan chuyên nghiệp.

Quy trình khai báo hải quan xuất khẩu theo từng bước

9. Bước 8 — Theo Dõi Hàng Và Bàn Giao Chứng Từ Thanh Toán

Sau khi tàu chạy, công việc của người xuất khẩu chưa kết thúc — đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo nhận được tiền thanh toán đúng hạn và xử lý mọi vấn đề phát sinh tại cảng đích.

Theo dõi hành trình hàng hóa

Sử dụng số container hoặc số B/L để tra cứu vị trí hàng trên website hãng tàu. Forwarder chuyên nghiệp sẽ chủ động thông báo khi hàng đến cảng trung chuyển, khi tàu dự kiến đến cảng đích và khi có bất kỳ thay đổi lịch trình nào.

Bàn giao bộ chứng từ thanh toán

Với phương thức T/T, sau khi có B/L, gửi scan bộ chứng từ cho người mua để họ xác nhận và chuyển phần tiền còn lại (nếu chưa trả đủ). Với L/C, cần xuất trình bộ chứng từ gốc cho ngân hàng phát hành trong thời hạn hiệu lực L/C — thường trong vòng 21 ngày kể từ ngày B/L. Bất kỳ sai sót nào trên chứng từ so với điều khoản L/C sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán (discrepancy).

10. Bảng Chi Phí Tham Khảo Cho Lô Hàng Xuất Khẩu Đầu Tiên

Dưới đây là ước tính chi phí cho một lô hàng xuất khẩu điển hình từ TP. Hồ Chí Minh — áp dụng điều kiện FOB, tháng 5 năm 2025. Mức phí thực tế thay đổi tùy hãng tàu, forwarder và thời điểm.

11. Những Sai Lầm Phổ Biến Doanh Nghiệp Lần Đầu Xuất Khẩu Hay Mắc

1. Chưa kiểm tra yêu cầu nhập khẩu của thị trường đích

Mỗi quốc gia có danh sách hàng hóa bị hạn chế hoặc cấm nhập khẩu, yêu cầu về nhãn mác, tiêu chuẩn chất lượng và kiểm dịch riêng. Gửi hàng mà không kiểm tra trước có thể dẫn đến hàng bị từ chối nhập và bị trả về với toàn bộ chi phí phát sinh do người bán chịu.

2. Định giá xuất khẩu sai vì không tính đủ chi phí logistics

Nhiều doanh nghiệp mới tính giá xuất khẩu bằng cách cộng giá sản xuất với một biên lợi nhuận — mà quên mất chi phí đóng gói xuất khẩu, trucking, THC, B/L Fee, bảo hiểm, phí C/O và các khoản phát sinh khác. Kết quả là bán được hàng nhưng không có lãi, thậm chí lỗ trên từng lô.

3. Ký hợp đồng không rõ ràng về thời hạn và điều kiện giao hàng

Hợp đồng không ghi rõ điều kiện Incoterms, cảng giao hàng cụ thể, thời hạn giao hàng và chế tài phạt chậm giao — khi xảy ra tranh chấp sẽ không có cơ sở pháp lý để giải quyết. Luôn dùng mẫu hợp đồng có đầy đủ các điều khoản thiết yếu và nhờ chuyên gia pháp lý rà soát trước khi ký.

4. Không lưu trữ đầy đủ chứng từ xuất khẩu

Tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại, invoice, B/L và C/O cần được lưu trữ ít nhất 5 năm theo quy định của pháp luật hải quan Việt Nam. Thiếu chứng từ khi cơ quan thuế hoặc hải quan hậu kiểm có thể dẫn đến truy thu thuế và phạt hành chính.

5. Chọn forwarder theo giá thấp nhất mà không kiểm tra uy tín

Lô hàng đầu tiên là lần quan trọng nhất để tạo ấn tượng với đối tác nước ngoài. Chậm giao, chứng từ sai, hàng hỏng do đóng gói không đúng — tất cả đều có thể chấm dứt mối quan hệ hợp tác trước khi nó kịp phát triển. Ưu tiên forwarder có kinh nghiệm và uy tín thay vì chỉ nhìn vào báo giá rẻ nhất.

12. Câu Hỏi Thường Gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có xuất khẩu được ngay không?

Có. Tại Việt Nam, doanh nghiệp chỉ cần có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trong đó có ngành nghề xuất nhập khẩu) và mã số thuế là có thể xuất khẩu hầu hết hàng hóa thông thường. Một số mặt hàng đặc thù (nông sản, thực phẩm, gỗ) cần thêm giấy phép chuyên ngành nhưng không yêu cầu doanh nghiệp phải hoạt động bao nhiêu năm mới được xuất khẩu.

Xuất khẩu có phải đóng thuế không?

Phần lớn hàng hóa xuất khẩu tại Việt Nam được áp thuế suất xuất khẩu 0% và được hoàn thuế VAT đầu vào. Tuy nhiên, một số nhóm hàng như tài nguyên khoáng sản, gỗ rừng tự nhiên và một số nông sản thô vẫn chịu thuế xuất khẩu theo biểu thuế riêng. Doanh nghiệp nên xác nhận thuế suất xuất khẩu theo mã HS cụ thể trước khi ký hợp đồng.

C/O là gì và khi nào cần xin C/O?

C/O (Certificate of Origin — Giấy chứng nhận xuất xứ) là chứng từ xác nhận hàng hóa có xuất xứ từ Việt Nam. C/O cần thiết khi người mua muốn hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi theo FTA tại nước nhập khẩu — ví dụ C/O form EUR.1 hoặc REX để hưởng ưu đãi EVFTA khi xuất đi EU, hoặc C/O form D khi xuất đi các nước ASEAN theo ATIGA. Nếu thuế MFN tại nước đích đã bằng 0%, không cần xin C/O để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Mất bao lâu để hoàn thành một lô hàng xuất khẩu lần đầu?

Từ lúc ký hợp đồng đến khi hàng rời cảng thường mất từ 7 đến 21 ngày làm việc tùy mức độ phức tạp của hàng hóa và yêu cầu giấy phép. Giai đoạn chuẩn bị giấy phép chuyên ngành (kiểm dịch, ATTP) có thể mất thêm 5 đến 15 ngày. Lên kế hoạch sớm và làm việc với forwarder kinh nghiệm sẽ giúp rút ngắn thời gian đáng kể.

13. Blue Sea (B.S.T.T) — Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Lần Đầu

Công ty TNHH Vận Chuyển Thương Mại Biển Xanh (B.S.T.T Co., Ltd) thành lập ngày 10 tháng 10 năm 2005, chuyên cung cấp dịch vụ freight forwarding và logistics quốc tế toàn diện. Với gần 20 năm đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp vừa và nhỏ trong hành trình xuất khẩu đầu tiên, B.S.T.T hiểu rõ những thách thức mà doanh nghiệp mới phải đối mặt và có đủ năng lực để xử lý từng bước một cách chính xác.

Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ nội dung bsttvn.com — cập nhật tháng 4/2026. Tham khảo: Tổng cục Thống kê Việt Nam, Tổng cục Hải quan (customs.gov.vn), Bộ Công Thương Việt Nam (moit.gov.vn), ITC Market Access Map (macmap.org), FIATA, ICC Incoterms 2020, Luật Thương mại 2005, Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Nội dung mang tính thông tin và tư vấn chung — doanh nghiệp nên tham khảo chuyên gia logistics và pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.